リモートワークで使えるオンラインツールおすすめ【ブラウザ&スマホでお仕事完結できるよ】

リモートワーク、こんな風に続けています

フリーランスとなり2年が経ち、やろうと思えばフルリモートで仕事が完結させられることが分かりました。これで全国、全世界から仕事を受注することが可能です。何だかワクワクします。

実際はお客さん側や、お客さんのその先がフルリモートでの働き方に慣れていないことが多いので、電話や対面も取り入れたり、書面やハンコを用意したり、都度相手によってやり方を変えています。

今回は、もう Windows すら使っていない在宅ワーカーの私がどんなツールを使って仕事を進めているかを書きますね。Web 系リモートワーカーや、Windows から離れたい人、業務効率化を目指す人に役立つ情報が見つかるはず。

ブラウザとスマホだけで仕事

Chromebook ユーザとなり一年半。それまで長年 Windows を利用していたのが、急に「Web ブラウザとスマホだけで全ての作業を行わなければならない」状況に。

「Windows のこの作業は Chrome OS ではどうしたら良いのか?」いちいち新しい仕事の仕方を決めて行く必要がありました。最初は面倒でしたが、2、3ヶ月と経たずに大した不便も感じず生活できるようになりました。とりあえず「Excel 以外は無くても問題ない」というのが私の感想です。Excel は素晴らしいソフトです。

昔いたイケてるベンチャー企業(ソフトウェア開発企業)では、「Webシステム×ペーパーレス化」を 20 年近く前から既に勧めていました。ですが、その後入ったどの企業も未だそこまで至っておらず・・・すぐ捨てるような紙の書類の印刷と管理に多大な労力を費やしているので、「勿体ないなあ」と思ってしまいます。

特定のOS や作業環境を使う必要性を無くし、更に紙でのやり取りも無くせば、働く場所にも囚われなくなるし、経費や無駄な仕事の削減効果も相当なものではないかな?

リモートワークで使えるWebシステム&スマホアプリ

以下は、私が仕事に使っている事務ツールです。契約開始〜終了までに使う事務ツールの他、あまり知られていないような業務効率化ツールもあります。全て無料。そして全てブラウザかスマホで使えます。

  1. 契約書はオンラインで交わす – クラウドサイン
  2. 見積書/請求書/領収書はスマホで発行 – freee
  3. やり取りは顧客にストレスが少ない方法で – LINE
  4. 書類はいつでもどこでも編集&共有可能 – Google Doument / Spread Sheet
  5. 音声入力で入力作業を減らせ – Google Doument / iPhone
  6. メモ・付箋もいつでもどこでも使える – Google Keep
  7. 共有、ストレージも当然クラウド – Google Drive
  8. 紙の書類は OCR でデジタル化 – Google Drive / Google Keep
  9. スマホの写真をWeb形式に変換 – Google Drive
  10. 画像サイズを小さくしたい – Squoosh
  11. Web 上の色を調べたい – ColorPick Eyedropper
  12. 遠方の顧客のPC画面を見たい – Google リモートデスクトップ
  13. 家にプリンタが無くても印刷できる − コンビニプリント

契約書はオンラインで交わす

クラウドサイン

契約書のやり取りをオンラインで完結できます。紙出しして印鑑とか、もう止めて行きましょうよ。

見積書/請求書/領収書はスマホで発行

freee

フリーランスに便利な会計ソフト freee 。今年から、見積書や請求書、領収書が出せるようになりました。しかも作業はスマホアプリで完結できます。

freee アプリで見積書作成時の注意点

データはこまめに保存すること。データを追加しただけだと保存されず、保存ボタンを押した時に保存されます。これをやっておかないと、編集中にしばらくスマホから離れ、再度アプリを立ち上げた時、せっかく追加したデータがリフレッシュされてしまいます。ここは結構使えない点だと思う。自身でこまめに保存することでカバーできます。

freee アプリで見積書送信時の注意点

クライアントへ送信するデータは、一旦 PDF に落とすこと。スマホの「共有」機能から送ると、同アプリを入れている人でないと開けないので注意です。試しにメール添付・送信してみると、拡張子の無いアイコンが表示されているので、気付けるかと思います。

freee アプリで作成した見積書の送信手順

上の理由で、見積書を外部の人へ送る時には一旦 PDF に保存します。

見積書を作成
→ PDF 保存
→ メールなどに添付して送信

やり取りは顧客にストレスが少ない方法で

LINE

LINE だとプライベートが無い感じになってしまうので、本当は Slack を使いたいのですが、私の取引先は一般ユーザ。その人が元々使っている環境でやり取りできるのが親切だと思いました。LINE と Gmail のアカウントは、結構誰でも持っていますよね。

打ち合わせは LINE のメッセージや通話で行い、決定事項は LINE のノートや Google Document 等にまとめると、顧客にとってもストレスが少なそうに感じました。

書類はいつでもどこでも編集&共有可能

Google Document / Google Spread Sheet

スマホアプリも入れると、外でも編集できて非常に便利です。Spread Sheet はさすがに見づらいですが、Document は使いやすいです。

PDF を直接編集

DocHub

メールで PDF をもらって、印刷して文字を書き、スキャナで取り込んで返送・・・って、もうそんなことしなくて良いんですよー!

その PDF、まず Google Drive に保存しましょう。

数年前までは、PDF を印刷せずに編集するには Acrobat というお高いソフトが必要でした。それか、謎の無料ソフトを入れる必要がありました。

Google Driveに保存した PDF は、開く時のオプションで “DocHub” を選ぶことができます。すると PDF を直接編集でき、文字入力もできますよ。

音声入力で入力作業を減らせ

Google Document / iPhone

Google Document や iPhone の音声入力は精度が高く、面倒な入力作業からほぼ解放されます。私は頚腕障害を患って久しいのですが、大事な仕事と育児以外で、なるべく腕を使わないよう気をつけています。悪化すると皿も持てなくなったり、腕が動かなくなったり、痛みと焦りで精神的にも病んでしまうので。

メモ・付箋もいつでもどこでも使える

Google Keep

付箋。Chromebook には元々入っているのですが、スマホアプリも入れると相当便利です。ネタ帳とか全部これです。色分けしたり、重要なものはピン留めしたりできて、本当に使いやすい。

共有、ストレージも当然クラウド

Google Drive

今は誰でも Gmail のアドレスを持っています。ということは、Gmail を持っているお客さんは Google の各種サービスにアクセスできるはず。多少不慣れな人にも分かりやすい見た目だし。だからオンラインストレージとしては、Google ドライブに共有フォルダを作って共有するようにしています。プロジェクトが終わったら、丸ごとお客さんのアカウントへ移動。

共有ドライブは最初からお客さんの所に作ってもらっても良いですが、プロジェクトが終わるまでは自分が管理したいのと、相手にどのくらい作業を頼めそうかがわからないので、最初は自分のドライブへのリンクを相手に送って様子を見ています。ドライブを探せない人がいても、そのリンクから飛べば良いので。

紙の書類はOCR でデジタル化

Google Drive / Google Keep

紙の書類、まだ手打ちしてるの!?

一般のお客さんを相手にしていると、必要な書類を紙で渡されたり、「これを手打ちしてください」と言われることがあります。そんな時、いちいち「データでくれ」とか言わなくても大丈夫です。もちろん手打ちも必要ありません。以下の方法で簡単にデジタル化できます。

【PC の場合】Google Drive & Google Document でテキスト化

テキスト化したい画像を Google Drive に UP → Google Drive で画像を選び、Google Document で開くだけ。画像の下にテキストが抽出されます。

【スマホの場合】Google Keep でテキスト化

Google Keep で撮影/画像取込 → 取り込んだ画像をクリック → 右上のメニューより「画像のテキストを抽出」。本文にテキストが抽出されます。

※「画像のテキストを抽出」が出ない場合は、OCR できないということ

「ミスが起きる作業」「確認の必要な作業」は極力減らすのが基本ですね。手作業や目視よりも、機械の方が速く正確です。

スマホの写真をWeb形式に変換

Google Drive

Web サービスを作っていると、画像を扱うことが非常に多いです。写真なんかは今時、スマホで撮ったものをメインで扱うことになりますよね。

ですが多分そのままだと、撮ったスマホの環境によってはファイル形式が「HEIC」だったし(※)、JPEG にしてもサイズが Web に載せるにしてはデカすぎるんですよね。

そこで、形式変換ツールや圧縮ツールが必要となります。

※HEIC … スマホ上では JPEG より高画質高圧縮でたくさん保存できて都合が良いけど、Web では扱えないファイル形式。

まずは HEIC → JPEG への変換。

Windows だと、インストールしてローカルで使えるソフトがあるから楽なんです。しかし Chromebook にはそんなもの無いので、他の方法を考えました。

「オンラインサービスを使って変換できます」と言っている方もありますが、私は謎の第三者が作ったサービスで、オンラインへ情報をアップロードするツールは使いたくないので。

とても面倒ですが、スマホから該当ファイルを少しずつ Google Drive へ上げて行くことにしました。その時に画像形式が「JPEG」と出ます。アップロードされたファイルを見ると JPEG になっています。

注意点は、一度に 12MB くらいまでしか変換できないこと。これは私が試してみた結果です。

この面倒な作業は、お客さんに自身のスマホで操作してもらいます。

必然的に(何しろ面倒なので)良い写真が選別できて良いのかなと。選別してもらわないと、ブレた写真や何を撮っているかわからない写真も大量に上げられ、こちらで選んで、変換して・・・だと大変すぎるので。

まぁこの方法はただの慰めで、やはり一括だとできないと不便です。何か良い方法をご存じの方いらしたら、どうぞご教示くださいm(__)m

画像サイズを小さくしたい

Squoosh

画像サイズ圧縮をオンラインで実行できるツールは多々ありますが、信頼できないサイトに情報を上げるわけには行かないと思っています。私が使っているのは、Squoosh。Google が開発しているブラウザアプリです。

Squoosh は選択した画像をダウンロードし、ローカルで圧縮処理を実行してくれる仕組みなので、画像がサーバへ送られることも無く安心です。https://github.com/GoogleChromeLabs/squoosh

Web 上の色を調べたい

ColorPick Eyedropper

1-Click で Web 上の色番号を調べられるツール。Chrome の拡張機能です。

遠方の顧客のPC画面を見たい

Google リモートデスクトップ

トラブル発生時や、そもそもトラブルが起きないよう、重要な作業を行う時に使います。

お客さんに何か操作してもらうと、問題が起こった時「どんな問題が起きているのか」が非常に分かりにくいんですよね。一般ユーザはエラーが出た時、画面ショットを残したり、エラーメッセージやエラー番号を伝えるなんてことをしてくれません。ただ「この作業ができない」と言ってくるだけです。だから、とにかく画面が見たいんです。

家にプリンタが無くても印刷できる

コンビニプリント

印刷は極力しません。コストもかかるし、不要になった紙を捨てるのも面倒なので。基本オンラインで完結したい。いつでもその場でコピーできるのは便利だけど、利用価値を考えたら勿体ない金額を払っている気がします。

印刷したい時は、コンビニで印刷できるスマホアプリを利用しています。たまにしか印刷しないので、プリンタ代やインク代を考えたら安いものです。

セブンイレブンの『マルチコピー』が使いやすいです。ローソンなら『ネットワークプリント』。

コンビニプリントはこんなに使いやすい

  • Google Drive/iCloud/スマホ内から文書を選べる
  • 写真/はがき/普通紙と、用紙を選べる
  • スキャンもできる

田舎の父にもこの方法を教えた所、コンビニプリントの方が仕上がりが綺麗なので、今じゃ喜んで使っています。複合機を事務所に置いているのですが、FAXじゃ写真は見にくいし、垂れ流し状態で受信している営業FAXも邪魔だし。

そのうち PC に繋げて必要な FAX だけ受信するか、スマホアプリを使って受信する方法を伝授したいと思います。

以上。まだあると思いますが、こんな感じでお仕事しています。実際の仕事に使うツールはまた別にあるのですが、Google サービスについてはかなり広範囲で利用しており、学習にもたくさん使っているので、そちらもいつかご紹介するかもです。

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